営業秘密の漏えい対策は大丈夫？経産省の管理チェックシートをやってみた。

Pocket

営業秘密とは、例えば経営戦略、顧客、営業、技術に関して外部に漏れたらヤバい情報全般を示します。情報化が進めば進むほど営業秘密の管理が重要となり、いろんな角度から漏えい対策を行う必要があります。

しかし営業秘密に対するアンケート結果をみると、過去５年間で漏えいの疑いがあり、対策に「取り組んでいない」とした企業は31.5％という結果が出ました。

そんな営業秘密の漏えい対策に取り組んでいない会社は、経産省の営業秘密管理チェックシートをやってみるのはいかがでしょうか。そこで試しにそのチェックシートをやってみました。イメージは、そこそこ営業秘密対策をしている会社を想定しています。 

photo credit: enigmabadger via photopin cc

指定編

はじめに、秘密情報をどのように指定しているかのチェックです。

「①秘密情報の指定方法」については、例示（｢自社商品の原価情報｣｢顧客情報（氏名、住所、性別、年齢等）｣）を見ると、これくらいは秘密情報として当然と考えて「1) 個別的、具体的に指定（ →５０ﾎﾟｲﾝﾄ（３０ﾎﾟｲﾝﾄ）」を選択。ただ特に規定はなく、口頭のみで決めているパターンが多いと想定して、３０ポイント。

「②営業秘密の指定・管理に関する規程等を策定し・・・」については、策定していないと想定して、０ポイント。

「③秘密情報に触れることのできる者・・・」については、役員と一般社員とを分けてはいないけど「2) 内部者と外部者の区別のみ明確に指定」はしていると想定して、１０ポイント。

「④当該情報に触れることのできる者・・・」については、秘密情報に触れられる者を社内のごく一部に限ってはいないだろうと想定して、０ポイント。

よって①～④トータルで、３０＋１０＝４０ポイントにより、「B」（０点）となりました。

管理編①（客観的認識可能性、持ち出し・複製）

指定編の判定結果（AまたはB）でポイントが変わるようなので注意してください。

まず、秘密情報の管理方法について、「①秘密表示」はしていないが、「②他の書類や媒体と分けて保管」しており、管理されているかどうか「客観的にわかるか疑問」があると想定して、１０点（指定編で「B]の場合）。

また、秘密情報の持ち出しについて、「①持ち出しのルール」や「③複製についてルール」まではなくの管理の実効性がやや欠ける（「①持ち出しのルール」はない）が、端末やデータのパスワード設定にて「➁・・・盗難・紛失対策」を行っていることを想定して、５点。

よって管理編①は、１０＋５＝１５点となりました。

管理編②（廃棄・保管、外部からの防御）

まず、秘密情報の廃棄について、紙はシュレッダーで粉砕したり溶解処理を外注したりしているが実効性にやや欠けると想定して、２．５点。

つぎに、秘密情報がある施設について、「①・・・無許可の者が立ち入ることがない」ことは常識として、「➁・・・業務終了時に秘密性を保持する」対策はできていないと想定して、８点（指定編で「B]の場合）。

さらに、PCの防御対策について、ファイヤーウォール等の「・・・外部からの侵入に対する防御策」は取っていると想定して、１０点（指定編で「B]の場合）。

よって管理編②は、２．５＋８＋１０＝２１．５点となりました。

管理編③（技術的（電子媒体）管理、従業者）

まず、サーバやPCのアクセス制限について、起動時にパスワード設定はしていると想定して、５点。

また、電子ファイルのアクセス制限について、社内でのデータ受け渡し時にパスワード設定はしていないと想定して、０点。

つぎに、従業者への対策として、就業規則等で「①・・・秘密保持義務を負うことを書面で明確にして」おり、一方で、秘密情報の取り扱いにて「②従業者等に・・・管理の必要性について意識付けしている」かどうか実効性に欠けると想定して、３点。

よって管理編③は、５＋０＋３＝８点。

管理編④（取引先等、組織的管理）

まず、取引先との秘密保持について、NDAまでは行っておらず実効性にやや欠けると想定して、半分の２．５点。

また、組織としての取り組みについて、チェックや監査もその結果を踏まえた管理方針の見直しはしておらず実効性にやや欠けると想定して、半分の２．５点。

よって管理編④は、２．５＋２．５＝５点。

まとめ

そこそこ営業秘密の漏えい対策をしている会社は、指定編０点＋管理編①１５点＋管理編➁２３点＋管理編③８点＋管理編④５点＝５１点という結果がでました。４０～６０点が目安と考えると、妥当な点数といえそうです。

一方で、弱点への対策（社内でのデータのやり取り規定とか）や定期的な見直し（監査）については、方針に組み込むのがベターです。端末もPCからスマートフォンに変わりつつある状況にて、どのように情報管理に取り組むかは企業経営の課題の一つと考えるべきだからです。

＜関連ページ＞

「営業秘密管理の考え方」（PDF形式：454KB）

「営業秘密管理チェックシート」（PDF形式：306KB）

参考資料1： 営業秘密管理チェックシート（PDF形式：55KB）

経済産業省 - 営業秘密　～営業秘密を守り活用する～

２０１４年９月１２日

著者　ゆうすけ

Pocket